Vừa qua vào ngày 2/11, buổi chia sẻ về “Quản lý dự án và làm việc nhóm hiệu quả” do Tập đoàn Thăng Uy tổ chức đã diễn ra, tại lầu 5 Trụ sở tập đoàn, 319D6 Lý Thường Kiệt, Q.11, HCM. Buổi chia sẻ thu hút đông đảo các CBNV tham gia.

Quản lý dự án và làm việc nhóm hiệu quả là những kỹ năng quan trọng giúp cho chúng ta nâng cao hiệu quả công việc để thành công. Hai kỹ năng này bổ trợ cho nhau giúp phát huy thế mạnh của từng người để rút ngắn thời gian triển khai, giảm chi phí, tăng chất lượng và độ tin cậy, nâng cao tinh thần làm việc và hoàn thành được tiến độ của dự án đề ra.

Kỹ năng làm việc nhóm – Kỹ năng sinh tồn trong thời hiện đại  

Mở đầu buổi chia sẻ, bà Cheristie Tuck (Nhân viên kế toán cấp cao, Tập đoàn viễn thông AT&T) cho biết: “Kỹ năng làm việc nhóm ngày càng trở nên phổ biến và không thể thiếu được trong xã hội hiện đại, là điều kiện để mỗi cá nhân tồn tại và phát triển trong một tập thể”.

Để đội nhóm phát triển, cần phải đảm bảo đủ 3 yếu tố đó là: mục tiêu chung, xu hướng đào tạo và môi trường hợp tác. Nhấn mạnh về vấn đề mục tiêu chung, diễn giả Michael Snyder – ông là thành viên của tổ chức phi lợi nhuận, chia sẻ: “Mục tiêu chung chính là động lực để thúc đẩy đội nhóm phát triển. Mục tiêu này phải có ý nghĩa với tất cả thành viên trong nhóm. Khi làm việc cần phải thường xuyên xem xét lại theo chu kỳ và định hướng mục tiêu chung sao cho phù hợp với sự phát triển của nhóm, để mọi người cùng cố gắng nỗ lực tiến về phía trước”.

Mục tiêu chung cần có tiêu chuẩn để đo lường. Bởi chúng ta không thể quản lý những gì mà bản thân không thể đo lường. Do đó, bạn cần phải theo sát để đánh giá kỹ năng của từng thành viên và có thể dễ dàng nắm bắt kịp thời những thành viên nào cần được giúp đỡ khi chưa hoàn thành mục tiêu đề ra. Hãy trao đổi thẳng thắn và phản hồi đầy đủ giúp nhân viên giải quyết được những khúc mắc trong quá trình thực hiện.

Một nhóm làm việc sẽ đạt được kết quả cao hơn nếu đáp ứng được tất cả những kỳ vọng chính đáng của từng cá nhân trong nhóm. Vì vậy trong quá trình thực thi, triển khai kế hoạch, bên cạnh sự đóng góp, các thành viên cần cũng được đào tạo thêm một số kỹ năng, để giúp cho quá trình hoạt động của nhóm không bị trì trệ và luôn đi đúng hướng. Bà Cheristie Tuck cho biết, đào tạo ở đây không chỉ về kiến thức sản phẩm, kỹ năng chuyên môn mà còn phải đào tạo thêm về kỹ năng trình bày, để cho người khác hiểu rõ được nội dung mình muốn truyền tải là gì. Bởi khi trình bày tốt thì càng dễ thuyết phục người khác, giúp công việc trôi chảy hơn.

Bên cạnh đó, môi trường hợp tác cũng là yếu tố rất quan trọng để làm nên sự thành công của một đội nhóm. Môi trường phải đảm bảo 3 yếu tố: trách nhiệm, hỗ trợ và công bằng, để giúp các thành viên trong nhóm có sự liên kết chặt chẽ. Các thành viên phải xác định rõ trách nhiệm của mình, biết rõ phận sự, giới hạn về quyền hành để giúp mọi người trong nhóm dễ làm việc với nhau hơn. Đồng thời thường xuyên tổ chức các buổi thảo luận để trao đổi kiến thức, nghiệp vụ và hỗ trợ lẫn nhau. Khi một thành viên trong nhóm bị ốm hay bị khuyết, mọi người vẫn có thể hỗ trợ, đủ kỹ năng để chèo lái công việc của vị trí đó.

Bên cạnh đó, tất cả các thành viên đều có quyền được nêu ý kiến và tham gia các buổi họp, buổi brainstorming, để có thể đóng góp những ý tưởng sáng tạo cũng như trao cho họ cơ hội để được tỏa sáng, được công nhận.

Quản lý dự án – Yếu tố cốt lõi ảnh hưởng đến sự thành bại của đội nhóm   

Hiện nay, các doanh nghiệp đều nhận thức được bản chất năng động của quản lý dự án. Quản lý dự án là kỷ luật, đảm bảo hợp tác, chia sẻ, báo cáo tiến độ để mọi người và các bên liên quan có thể nắm rõ tình hình của dự án. Vì vậy, đây được xem là yếu tố cần thiết để giúp các doanh nghiệp tập trung hơn vào các điểm quan trọng như ràng buộc thời gian, ngân sách, đo lường thành quả và trở nên linh hoạt, đảm bảo thi công đúng tiến độ và chất lượng công trình. Do đó, quản lý dự án quyết định rất lớn đến sự thành bại của một đội nhóm, một doanh nghiệp. Bởi nếu quản lý không tốt sẽ xảy ra nhiều tranh luận với mục tiêu không rõ ràng, thiếu nguồn lực, rủi ro cao, chất lượng sản phẩm kém, các dự án phải trả ngân sách cho chậm trễ và sự yếu kém của công trình.

Để thành công và làm giảm được những rủi ro trong quản lý dự án, ông Paul Standifer (cựu nhân viên quản lý nhà máy điện hạt nhân Y-12, Kỹ sư của tập đoàn năng lượng Energex, bang Tennessee) chia sẻ: “Quản lý dự án bị chi phối bởi 3 yếu đó là thời gian, chi phí và mức độ hoàn thiện. Thông qua quản lý dự án, công ty thực hiện và khách hàng có thể biết được tiến độ để phân ra giai đoạn phát triển khác nhau. Nếu hoàn thành các công việc theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép thì được xem là quản lý dự án thành công.

Tuy nhiên, trong kinh doanh có rất nhiều điều bất ngờ xảy ra, đôi khi chi phí sẽ tăng lên, thời gian kéo dài và phạm vi được mở rộng, vượt quá dự tính trong quản lý dự án. Vì thế phát sinh thêm khoản tiền phạt do không hoàn thành đúng tiến độ ghi trong hợp đồng. Để tránh được những điều này, người quản lý phải nhìn nhận lại mục tiêu của dự án là gì? Bên cạnh đó cần phải giao tiếp trong dự án. Bởi việc hợp tác ăn ý với tất cả các thành viên trong nhóm phụ thuộc rất nhiều vào việc hiểu ý và giao tiếp tốt. Việc giao tiếp hiệu quả sẽ tăng năng suất, giảm thiểu sai sót quản lý và vận hành công việc suôn sẻ hơn. Đồng thời giúp bạn xác định đúng các vấn đề và rủi ro, để có thể đưa ra quyết định cần thiết trong suốt dự án. Chính vì vậy, trên cương vị của một người quản lý dự án, bạn sẽ không thể thành công nếu như thiếu đi sự giao tiếp.

Thông qua buổi chia sẻ, cũng đã giải đáp được rất nhiều thắc mắc của CBNV trong công ty về vấn đề quản lý dự án và làm việc đội nhóm, giúp các thành viên tìm ra những kênh giao tiếp hiệu quả, giải quyết được những khó khăn đang gặp phải.

Một số hình ảnh trong buổi chia sẻ: